Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

NEGZ · Kompetenznetzwerk Digitale Verwaltung
Nationales E-Government Kompetenzzentrum e. V.
Markgrafendamm 24/Haus 16
10245 Berlin
Telefon: 030 7543 89 55
E-Mail: office@negz.org

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website https://egovkalender.de einschließlich der Kalenderansichten, Veranstaltungsseiten, Veranstaltungsort- und Kategorieseiten sowie des Formulars „Veranstaltung einreichen“.

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den sicheren Betrieb des eGov-Kalenders, die redaktionelle Bereitstellung von Veranstaltungsinformationen, die Bearbeitung eingereichter Termine oder die Kommunikation mit dir erforderlich ist. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.

Die Rechtsgrundlagen ergeben sich insbesondere aus Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Soweit wir eine Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung einer Anfrage oder zur Durchführung eines mit dir bestehenden Rechtsverhältnisses erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für den sicheren, zuverlässigen und redaktionell sinnvollen Betrieb des Kalenders stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gesetzliche Pflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

3. Aufruf der Website und Server-Protokolldaten

Beim Aufruf der Website übermittelt dein Browser technisch notwendige Daten an unseren Webserver. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • IP-Adresse des anfragenden Geräts,
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • aufgerufene Adresse beziehungsweise Datei,
  • zuvor besuchte Seite, soweit der Browser diese übermittelt,
  • Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem,
  • Zugriffsstatus und übertragene Datenmenge.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, technische Fehler zu erkennen und missbräuchliche Zugriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb des eGov-Kalenders.

Die Website wird auf Infrastruktur der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Hetzner verarbeitet Daten als von uns eingesetzter Dienstleister. Weitere Informationen findest du in den Datenschutzhinweisen von Hetzner.

Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheitszwecke erforderlich sind. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall untersucht werden muss oder gesetzliche Pflichten dies verlangen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

4. Kalender, Filter und Suche

Wenn du den Kalender, die Filter oder die Stichwortsuche verwendest, werden die gewählten Such- und Filterparameter an unseren Server übertragen. Die Auswahl kann außerdem in der aufgerufenen Internetadresse erscheinen, damit ein gefiltertes Ergebnis verlinkt oder als Lesezeichen gespeichert werden kann. Diese Daten werden zur Anzeige der gewünschten Termine und zur technischen Bereitstellung der Funktion verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir verwenden derzeit keine Reichweitenanalyse zu Werbezwecken und erstellen aus deiner Kalender-, Filter- oder Suchnutzung keine personenbezogenen Nutzungsprofile.

5. Cookies und lokale Speicherung

Auf den öffentlich zugänglichen Seiten verwenden wir nur Cookies oder vergleichbare lokale Speichertechniken, die für die von dir aufgerufene Funktion, die Sicherheit oder die Speicherung einer ausdrücklich gewählten Einstellung erforderlich sind. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf dein Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für autorisierte Benutzer, die sich im WordPress-Administrationsbereich anmelden, setzt WordPress technisch notwendige Anmelde-, Sicherheits- und Einstellungs-Cookies. Anmelde-Cookies werden grundsätzlich nach zwei Tagen gelöscht; bei der Auswahl „Angemeldet bleiben“ bleibt die Anmeldung bis zu zwei Wochen bestehen. Cookies für Anzeigeeinstellungen können bis zu ein Jahr gespeichert werden. Beim Abmelden werden die Anmelde-Cookies gelöscht.

6. Kommentare und Gravatar

Eine öffentliche Kommentarfunktion ist auf dem eGov-Kalender derzeit nicht vorgesehen. Deshalb verarbeiten wir auf dieser Website keine Kommentardaten und übermitteln in diesem Zusammenhang auch keine E-Mail-Hashes an den Gravatar-Dienst.

7. Einreichen einer Veranstaltung

Über das Formular „Veranstaltung einreichen“ kannst du uns einen Termin zur redaktionellen Prüfung übermitteln. Dabei verarbeiten wir die von dir eingetragenen Veranstaltungsdaten, insbesondere:

  • Titel und Beschreibung,
  • Datum, Uhrzeit, Zeitzone und gegebenenfalls Wiederholungsregeln,
  • Veranstaltungsbild,
  • Kategorien und weitere fachliche Zuordnungen,
  • Teilnahmeformat, Preisangaben und Werbecharakter,
  • Veranstaltungsort und Veranstalter,
  • Veranstaltungs-, Anmelde- oder Ticket-Website.

Zusätzlich verarbeiten wir Angaben zur einreichenden Person. Erforderlich sind Name und E-Mail-Adresse. Freiwillig kannst du Jobtitel, Organisation, Website, LinkedIn-Profil, Kurzbiografie und ein Profilbild angeben.

Wir verwenden diese Daten, um die Einreichung zu prüfen, Rückfragen zu stellen, Dubletten oder missbräuchliche Einreichungen zu erkennen und einen geeigneten Termin zu veröffentlichen. Die E-Mail-Adresse wird nicht öffentlich angezeigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der redaktionellen Bearbeitung, Qualitätssicherung und sicheren Bereitstellung eines verlässlichen Veranstaltungskalenders.

Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben können wir die Einreichung nicht bearbeiten. Alle übrigen Angaben sind freiwillig. Bitte übermittle keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, wenn dies für die Beschreibung der Veranstaltung nicht zwingend erforderlich ist.

Ausstehende und abgelehnte Einreichungen sowie die dazugehörigen nicht öffentlichen Kontaktdaten speichern wir nur so lange, wie dies für die redaktionelle Bearbeitung, die Verhinderung wiederholter Dubletten oder missbräuchlicher Einreichungen und gegebenenfalls die Abwehr oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Veröffentlichte Veranstaltungsdaten können als Teil des Kalenderarchivs gespeichert bleiben, solange ein öffentliches Informationsinteresse besteht. Du kannst uns jederzeit um Berichtigung oder Entfernung personenbezogener Angaben bitten.

8. Öffentliches Profil der einreichenden Person

Ein öffentlich sichtbares Personenprofil entsteht nur, wenn du hierzu im Einreichungsformular ausdrücklich einwilligst. Bei erteilter Einwilligung können dein Name sowie die freiwillig angegebenen Profildaten – etwa Jobtitel, Organisation, Kurzbiografie, Profilbild, Website und LinkedIn-Link – am eingereichten Termin und auf einer eigenen Profilseite veröffentlicht werden. Deine E-Mail-Adresse bleibt nicht öffentlich.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an office@negz.org widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Öffentlich veröffentlichte Inhalte können von Suchmaschinen erfasst, in Kalender- und Datenfeeds übernommen oder von Dritten zwischengespeichert werden. Nach einem Widerruf entfernen wir die Angaben aus unseren eigenen öffentlich zugänglichen Bereichen. Auf bereits entstandene Kopien und Zwischenspeicher unabhängiger Dritter haben wir jedoch nur begrenzten Einfluss.

9. Hochgeladene Bilder und Medien

Wenn du ein Veranstaltungs- oder Profilbild hochlädst, speichern und verarbeiten wir die Datei, um die Einreichung zu prüfen und das Bild gegebenenfalls zusammen mit dem Termin oder Profil zu veröffentlichen. Bilder können Metadaten enthalten, etwa Angaben zum Aufnahmegerät oder eingebettete Standortdaten. Bitte entferne insbesondere EXIF-GPS-Daten vor dem Upload, wenn sie nicht veröffentlicht werden sollen.

Veröffentlichte Bilder können von Besucher heruntergeladen werden. Stelle daher bitte sicher, dass du zur Nutzung und Veröffentlichung berechtigt bist und dass abgebildete Personen erforderlichenfalls eingewilligt haben.

10. Veranstaltungsdaten aus öffentlichen Quellen

Der eGov-Kalender übernimmt außerdem Veranstaltungsinformationen aus öffentlich zugänglichen Websites, Kalendern und Datenfeeds. Dabei können auch personenbezogene Angaben verarbeitet werden, die einen unmittelbaren Veranstaltungsbezug haben, zum Beispiel Namen, berufliche Funktionen, Organisationen und öffentlich angegebene Profil- oder Kontaktlinks von Referent, Moderator oder organisatorisch verantwortlichen Personen.

Die Daten stammen aus der jeweils verlinkten Veranstaltungsquelle. Wir verarbeiten sie, um Veranstaltungen zur Digitalisierung von Staat und Verwaltung redaktionell zu erfassen, einzuordnen und auffindbar zu machen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung eines zentralen, verlässlichen und fachlich kuratierten Veranstaltungskalenders. Dabei berücksichtigen wir den öffentlichen Charakter der Ausgangsinformationen und beschränken die Verarbeitung auf den Veranstaltungszweck.

Wenn du in einem übernommenen Veranstaltungseintrag genannt wirst und eine Berichtigung oder Entfernung wünschst, wende dich bitte an office@negz.org.

11. KI-gestützte redaktionelle Unterstützung

Für die redaktionelle Aufbereitung importierter Veranstaltungsdaten kann der eGov-Kalender die API von OpenAI Ireland Limited verwenden. Dabei können begrenzte, zuvor vom Server geladene und bereinigte Veranstaltungs- und Quelltexte übermittelt werden. Je nach Prüfzweck umfasst dies insbesondere Quelladressen und Quelltexte, Veranstaltungstitel, Teaser und Beschreibungen, Datum und Uhrzeit, Veranstaltungsort, Veranstalter, fachliche Kategorien sowie eine kleine Zahl möglicher Dublettenkandidaten.

Name, E-Mail-Adresse, Profilbild und sonstige Profildaten der einreichenden Person werden nicht als Bestandteil des Einreicherprofils an OpenAI übermittelt. Menschlich eingereichte Termine werden nicht automatisch durch OpenAI geprüft. Eine KI-Unterstützung für eine solche Einreichung kann nur im begründeten Einzelfall durch eine redaktionell verantwortliche Person ausdrücklich aktiviert werden; auch dann wird nur der Veranstaltungsinhalt, nicht das private Einreicherprofil, verwendet.

Zwecke der Verarbeitung sind die strukturierte Erfassung von Veranstaltungsdaten, die Zuordnung kontrollierter Kategorien, die Erkennung möglicher Dubletten und die Erstellung redaktioneller Textvorschläge. Die Ergebnisse werden nicht automatisch veröffentlicht. Eine verantwortliche Person prüft und entscheidet über Änderungen und Veröffentlichung. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in einer effizienten, konsistenten und qualitativ gesicherten redaktionellen Bearbeitung. Wir beschränken die übermittelten Inhalte und verwenden die API mit deaktivierter dauerhafter Antwortspeicherung (store: false). Nach Angaben von OpenAI werden API-Ein- und -Ausgaben standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet. Bei Hintergrundverarbeitung kann eine Antwort ungefähr zehn Minuten für den technischen Abruf zwischengespeichert werden. Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle können standardmäßig bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. Weitere Informationen findest du in den OpenAI-Datenkontrollen und im Zusatz zur Datenverarbeitung von OpenAI.

OpenAI kann Unterauftragsverarbeiter auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einsetzen. Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies nach Angaben von OpenAI auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

12. Kontakt per E-Mail

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen, den Inhalt deiner Nachricht und die damit verbundenen technischen Metadaten, um dein Anliegen zu bearbeiten. Je nach Inhalt beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Beantwortung von Anfragen und der Dokumentation der Kommunikation.

Nachrichten werden gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen. Für den E-Mail-Betrieb können von uns eingesetzte IT- und E-Mail-Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten.

13. Externe Links, Anmeldungen und Kalender-Abonnements

Veranstaltungsseiten können Links zu Websites und Anmeldediensten der jeweiligen Veranstalter enthalten. Außerdem bietet der Kalender Links zum Übernehmen oder Abonnieren von Terminen, etwa über Google Kalender, Microsoft Outlook oder eine iCalendar-Datei, sowie Links zu Google Maps, Microsoft Teams, LinkedIn oder anderen externen Angeboten.

Solange du einen solchen Link nicht aufrufst, werden allein durch den Link keine Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Nach dem Anklicken verlässt du den Verantwortungsbereich des eGov-Kalenders; der jeweilige Anbieter verarbeitet Daten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen. Bitte beachte, dass dabei auch Übermittlungen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden können.

Der eGov-Kalender nimmt Anmeldungen für Veranstaltungen anderer Veranstalter grundsätzlich nicht selbst entgegen, sofern auf der jeweiligen Veranstaltungsseite nicht ausdrücklich etwas anderes erklärt wird. Für die Datenverarbeitung bei einer externen Anmeldung ist der dort genannte Veranstalter oder Anmeldedienst verantwortlich.

14. Eingebettete oder extern geladene Inhalte

Einzelne Veranstaltungsbeschreibungen können technisch Inhalte von der Website des jeweiligen Veranstalters enthalten, zum Beispiel Bilder. Beim Laden eines solchen externen Inhalts kann dein Browser eine Verbindung zum Server des jeweiligen Anbieters herstellen. Dabei werden mindestens deine IP-Adresse sowie technische Browser- und Zugriffsdaten übermittelt. Der jeweilige Anbieter kann weitere Daten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen verarbeiten.

Wir bemühen uns, notwendige Veranstaltungsbilder lokal bereitzustellen und nicht erforderliche externe Formular-, Skript- oder Medienelemente aus importierten Inhalten zu entfernen. Soweit ein externer Inhalt nicht für die reine Darstellung erforderlich ist, soll er erst nach deiner ausdrücklichen Aktivierung geladen werden.

15. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb des NEGZ erhalten nur Personen Zugriff auf nicht öffentliche personenbezogene Daten, die diese für Redaktion, Administration, Support oder IT-Sicherheit benötigen. Darüber hinaus können von uns sorgfältig ausgewählte Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten, insbesondere:

  • Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister,
  • E-Mail- und Kommunikationsdienstleister,
  • IT-Wartungs- und Sicherheitsdienstleister,
  • OpenAI für die in Abschnitt 11 beschriebene redaktionelle Unterstützung.

Soweit erforderlich, schließen wir mit Dienstleistern Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe an andere Empfänger erfolgt nur, wenn sie in dieser Erklärung beschrieben ist, du eingewilligt hast, eine gesetzliche Pflicht besteht oder die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

16. Speicherdauer

Sofern in den einzelnen Abschnitten keine besondere Dauer genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen.

Bei der Festlegung der Speicherdauer berücksichtigen wir insbesondere:

  • den Stand und die Dauer einer redaktionellen Einreichung,
  • die Laufzeit und Archivwürdigkeit einer veröffentlichten Veranstaltung,
  • eine fortbestehende Einwilligung für ein öffentliches Profil,
  • die Notwendigkeit, Dubletten und Missbrauch zu verhindern,
  • gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten,
  • mögliche Verjährungsfristen und die Sicherung von Rechtsansprüchen.

In technisch erforderlichen Sicherungskopien können bereits gelöschte Daten bis zum regulären Überschreiben der jeweiligen Sicherung verbleiben. Diese Kopien werden ausschließlich für Wiederherstellungs- und Sicherheitszwecke verwendet.

17. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht:

  • Auskunft über deine von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO),
  • unrichtige Daten berichtigen und unvollständige Daten vervollständigen zu lassen (Art. 16 DSGVO),
  • die Löschung deiner Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO),
  • die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO),
  • von dir bereitgestellte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO),
  • einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen aus Gründen zu widersprechen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO),
  • eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an office@negz.org.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für das NEGZ ist grundsätzlich zuständig:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Telefon: 030 13889-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
www.datenschutz-berlin.de

18. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Die Website nutzt eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung. Bitte beachte dennoch, dass eine Datenübertragung im Internet nie vollständig risikofrei ist.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Anforderungen, eingesetzte Dienste oder die Funktionen des eGov-Kalenders ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

Stand: 24. August 2026